从电脑里发出打印指令，打印机并没有立刻开始工作，这不是打印机出现了故障。只有当你走到打印机跟前，输入你的指纹，你才能得到要打印的文件。这样的情景好像在国外大片里看过，类似FBI、中情局这样的政府机构好像才需要这样行事机密。
的确，信息安全对于政府机构来说十分重要。但是在中国，人们关注政府信息安全更多是在电脑系统领域，却很容易忽略打印出来文件会不会被泄密。在机关单位内部，各科室一般从空间上相互独立，每个屋子也都单独配备了打印机，以确保信息保密。但是，这样的打印设备功能却很有限，且布置分散，运营成本过高，也不能满足当前文印需要。不过，大的政府机关内部多设有文印中心，但是这样的文印中心正面临着安全和效率两方面的新挑战。
那么，有没有既能提高效率、控制成本，同时又能确保安全的政府文印解决方案呢？文章开头的那一幕，就在中国的政府机构中得以真实再现。这就是全球打印成像市场的领导者惠普公司在“平衡部署，全面管理”的思想下，以多功能数码一体机为主体，针对政府、公共事业机关用户提出的文印安全解决之道。
指纹控制，安全无忧
这一解决方案，首先体现出的是对文印安全的重视。以HP Laserjet 4345 MFP（数码多功能一体机）为例，它提供一种指纹安全打印系统。这意味着，在不影响用户正常使用的情况下，需要打印机密文件时，只有指纹认证通过后，才能输出。由于指纹的唯一性，确保了文件输出的绝对安全。而自助型采集指纹不会增加工作人员负荷，指纹将会与其电脑的使用人相对应，自此文印安全就像加了一把指纹锁。指纹识别方案保密性强，应用起来却并不复杂。
指纹安全打印系统第一次基于设备本身，妥善解决了政府、公共事业机关文印工作中的安全问题，避免了传统文印中心多环节的安全隐患，在机关内部也建立了有效的信息安全屏障。
此外，在“平衡部署，全面管理”的打印策略中，管理员还可应用HP Web Jet Admin管理软件，通过简单的网络浏览器界面，从任何时间，任何地点远程完成对网络中打印监控和管理任务，对网络用户进行认证管理，设备个人或部门的打印权限，不明身份的用户将无法进行打印和相应操作。
可以说，HP机关文印解决方案，从硬件与软件两方面着手，在安全性上提供了充分的保障。
主动管理，降本增效
据盖洛普公司研究表明：主动管理打印环境可将办公室打印和复印的硬成本降低30％。以往政府、公共事业机关出于对文印安全的考虑，在设备采购、文印管理上，往往难以完全顾及成本与效率。比如，前者要保有自身的传统文印中心，后者要按科室大量采购中低档设备。安全问题一旦被解决，文印业务的管理升级也就紧随其后了。
以惠普的解决方案为例，在成本节约上，数码多功能一体机本身集成了打印、复印、扫描、模拟传真等多种功能，有效降低了设备采购成本；其次，HP Laserjet 4345 MFP具有双面打印、复印和扫描功能，节约了纸张。另外，由于将分散的各科室小批量打印工作，如会议通知、领导讲话稿等集中处理，不仅打印质量高，成本低，在管理上也更加高效。同时，针对Windows提供的HP通用打印驱动程序，还节省了管理人员的时间和资金。
在工作效率上，HP M4345 MFP黑白打印速度高达每分钟45页，瞬时热熔技术保证省电模式下在10秒内打印第一页。这样的打印速度，即使遇上紧急会议，也不会在资料打印上捉襟见肘。再加上2,100页的总输出容量，充分满足了机关文印小批量，多次数的新特点。
在“平衡部署，全面管理”的打印系统升级策略下，打印设备不再被割裂的看待，而是一个整体发挥作用的系统。只有用这样的视角，打印系统才能为成本节约和效率提升贡献最大的力量。在中国政府日益强调节约和行政能力的今天，从打印系统的改造和升级做起，不失为一个现实可行的办法。
